Walne Zebranie w ROD w pytaniach i odpowiedziach

 

1. Do kiedy musi odbyć się Walne Zebranie?

Walne Zebranie w ROD zgodnie z § 50 ust. 2 Statutu PZD musi odbyć się do 15 maja 2022 roku.

2. Jakie zadania musi zrealizować zarząd ROD przed Walnym Zebraniem?

Zarząd ROD w jak najwcześniejszym terminie musi zrealizować następujące zadania:

1. Przygotowanie sprawozdania z działalności zarządu ROD za 2021r.
2. Przygotowanie sprawozdania finansowego ROD za 2021r.
3. Przygotowanie projektu porządku obrad i regulaminu WZ lub KD
4. Uzgodnienie terminu WZ lub KD z biurem Okręgu PZD
5. Przygotowanie materiałów i projektów uchwał dotyczących bieżącej działalności ROD, w szczególności kalkulacji wysokości opłat ogrodowych, planu pracy na 2022 rok, a w przypadku planowanych inwestycji – dokumenty (kosztorysy, projekty inwestycji) i odpowiednie projekty uchwał.
6. Przygotowanie listy obecności
7. Przygotowanie kandydatów na przewodniczącego WZ lub KD i umożliwienie im kontaktu z osobą przewidzianą do obsługi WZ z ramienia Okręgu

 

3. Jak odpowiednio przygotować listę obecności?

Dokument listy obecności powinien zawierać wszystkich członków PZD w ROD i wskazywać na to, że dotyczy konkretnego walnego zebrania zawierając datę oraz nazwę ogrodu. Lista obecności winna wskazywać imiona, nazwiska i numery działek członków PZD w ROD. Każdy uprawniony do udziału musi złożyć podpis w odrębnej pozycji listy obecności. Nad prawidłowym podpisywaniem listy obecności powinien czuwać członek organu ROD. Sporządzanie listy obecności ze względu na ochronę danych osobowych należy prowadzić w taki sposób, aby członkowie PZD składający podpisy nie mieli możliwości wglądu do danych osobowych pozostałych osób biorących udział w WZ/KD.

4. W jaki sposób zarząd ROD zwołuje Walne Zebranie?

Zarząd ROD jest zobowiązany podjąć uchwałę w sprawie organizacji WZ w ROD, która określa termin i miejsce zebrania.

5. W jaki sposób zawiadomić członków PZD w ROD o Walnym Zebraniu?

Zawiadomienia o WZ zgodnie z § 60 ust. 1 Statutu PZD dokonuje w formie pisemnej Zarząd ROD za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub doręczając bezpośrednio za pokwitowaniem na co najmniej 14 dni przed terminem Walnego Zebrania. Zawiadomienia można wysłać również pocztą elektroniczną, jeżeli członek PZD wyrazi zgodę w formie pisemnej podając adres poczty elektronicznej, na który ma być wysłane zawiadomienie.

6. Czy małżeństwo może otrzymać jedno zawiadomienie o Walnym Zebraniu?

Nie, gdyż zgodnie z § 18 ust. 2 Statutu PZD każdy z członków PZD wykonuje swoje prawa osobiście, w związku z czym zawiadomienia należy wysłać odrębnie do każdego z małżonków, odrębną przesyłką.

7. Co powinno zawierać zawiadomienie o Walnym Zebraniu?

Zawiadomienie o Walnym Zebraniu musi zawierać: termin zebrania, jego miejsce oraz porządek obrad. W zawiadomieniu musi znaleźć się również informacja o miejscu i terminie wyłożenia do wglądu materiałów sprawozdawczych ROD. Ważnym jest, aby w zawiadomieniu została umieszczona informacja o możliwości odbycia Walnego Zebrania w drugim terminie (co najmniej pół godziny po wyznaczonej godzinie rozpoczęcia zebrania w pierwszym terminie), gdyż pominięcie tej informacji stanowi naruszenie przepisów statutowych dotyczących organizacji i przeprowadzania WZ.

8. W jaki sposób zarząd ROD powinien przeprowadzić wyłożenie dokumentów?

Wyłożenie materiałów powinno nastąpić co najmniej 7 dni przed walnym zebraniem. Materiały należy wyłożyć w co najmniej 2 różnych dniach, przy czym w każdym z tych terminów dokumenty powinny być dostępne dla członków PZD przez 2 godziny.

9. Jakie dokumenty winny zostać wyłożone?

 

1. Dokumenty sprawozdawcze za 2021 rok
2. Projekt planu pracy na 2022 rok
3. Projekt preliminarza finansowego na 2022 rok
4. Dokumenty związane z planowanymi inwestycjami w ROD

 

1. Jaka ilość obecnych członków umożliwia przeprowadzenia WZ w I terminie?

W pierwszym terminie Walne Zebranie jest zdolne do podejmowania uchwał, jeżeli bierze w nim udział ponad połowa członków PZD danego ROD.

10. Jaka ilość obecnych członków umożliwia przeprowadzenie WZ w II terminie?

W drugim terminie Walne Zebranie jest zdolne do podejmowania uchwał bez względu na ilość biorących w nim udział członków PZD danego ROD.

11. Czy prezes ROD lub przewodniczący komisji rewizyjnej ROD może zostać wybrany przewodniczącym Walnego Zebrania?

Niestety nie, zgodnie z § 34 ust. 5 Statutu PZD takie osoby nie mogą być wybrane na przewodniczącego Walnego Zebrania w ROD.

12. Czy zarząd ROD może przeznaczyć na świadczenia i nagrody wyższą kwotę niż kwota należna z tytułu partycypacji?

Zarząd ROD może przeznaczyć na świadczenia i nagrody kwotę wyższą niż wysokość partycypacji pod warunkiem uzyskania zgody walnego zebrania w formie uchwały. Uchwała walnego zebrania powinna zostać podjęta przed przyjęciem preliminarza finansowego, w którym podwyższona kwota świadczeń i nagród przekraczająca wysokość partycypacji została ujęta.

13. W jaki sposób podejmowane są uchwały na Walnym Zebraniu?

Podjęcie uchwał odbywa się w głosowaniu jawnym zwykłą większością głosów.

14. Czy uchwała jest przyjęta w przypadku, gdy podczas głosowania ilość oddanych głosów za i przeciw jest równa?

W przypadku, gdy ilość oddanych głosów za i przeciw jest równa uchwała nie zostaje przyjęta.

 

15. Do kiedy musi odbyć się Walne Zebranie?

Walne Zebranie w ROD zgodnie z § 50 ust. 2 Statutu PZD musi odbyć się do 15 maja 2022 roku.

16. Jakie zadania musi zrealizować zarząd ROD przed Walnym Zebraniem?

Zarząd ROD w jak najwcześniejszym terminie musi zrealizować następujące zadania:

1. Przygotowanie sprawozdania z działalności zarządu ROD za 2021r.
2. Przygotowanie sprawozdania finansowego ROD za 2021r.
3. Przygotowanie projektu porządku obrad i regulaminu WZ lub KD
4. Uzgodnienie terminu WZ lub KD z biurem Okręgu PZD
5. Przygotowanie materiałów i projektów uchwał dotyczących bieżącej działalności ROD, w szczególności kalkulacji wysokości opłat ogrodowych, planu pracy na 2022 rok, a w przypadku planowanych inwestycji – dokumenty (kosztorysy, projekty inwestycji) i odpowiednie projekty uchwał.
6. Przygotowanie listy obecności
7. Przygotowanie kandydatów na przewodniczącego WZ lub KD i umożliwienie im kontaktu z osobą przewidzianą do obsługi WZ z ramienia Okręgu

 

17. Jak odpowiednio przygotować listę obecności?

Dokument listy obecności powinien zawierać wszystkich członków PZD w ROD i wskazywać na to, że dotyczy konkretnego walnego zebrania zawierając datę oraz nazwę ogrodu. Lista obecności winna wskazywać imiona, nazwiska i numery działek członków PZD w ROD. Każdy uprawniony do udziału musi złożyć podpis w odrębnej pozycji listy obecności. Nad prawidłowym podpisywaniem listy obecności powinien czuwać członek organu ROD. Sporządzanie listy obecności ze względu na ochronę danych osobowych należy prowadzić w taki sposób, aby członkowie PZD składający podpisy nie mieli możliwości wglądu do danych osobowych pozostałych osób biorących udział w WZ/KD.

18. W jaki sposób zarząd ROD zwołuje Walne Zebranie?

Zarząd ROD jest zobowiązany podjąć uchwałę w sprawie organizacji WZ w ROD, która określa termin i miejsce zebrania.

19. W jaki sposób zawiadomić członków PZD w ROD o Walnym Zebraniu?

Zawiadomienia o WZ zgodnie z § 60 ust. 1 Statutu PZD dokonuje w formie pisemnej Zarząd ROD za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub doręczając bezpośrednio za pokwitowaniem na co najmniej 14 dni przed terminem Walnego Zebrania. Zawiadomienia można wysłać również pocztą elektroniczną, jeżeli członek PZD wyrazi zgodę w formie pisemnej podając adres poczty elektronicznej, na który ma być wysłane zawiadomienie.

20. Czy małżeństwo może otrzymać jedno zawiadomienie o Walnym Zebraniu?

Nie, gdyż zgodnie z § 18 ust. 2 Statutu PZD każdy z członków PZD wykonuje swoje prawa osobiście, w związku z czym zawiadomienia należy wysłać odrębnie do każdego z małżonków, odrębną przesyłką.

21. Co powinno zawierać zawiadomienie o Walnym Zebraniu?

Zawiadomienie o Walnym Zebraniu musi zawierać: termin zebrania, jego miejsce oraz porządek obrad. W zawiadomieniu musi znaleźć się również informacja o miejscu i terminie wyłożenia do wglądu materiałów sprawozdawczych ROD. Ważnym jest, aby w zawiadomieniu została umieszczona informacja o możliwości odbycia Walnego Zebrania w drugim terminie (co najmniej pół godziny po wyznaczonej godzinie rozpoczęcia zebrania w pierwszym terminie), gdyż pominięcie tej informacji stanowi naruszenie przepisów statutowych dotyczących organizacji i przeprowadzania WZ.

22. W jaki sposób zarząd ROD powinien przeprowadzić wyłożenie dokumentów?

Wyłożenie materiałów powinno nastąpić co najmniej 7 dni przed walnym zebraniem. Materiały należy wyłożyć w co najmniej 2 różnych dniach, przy czym w każdym z tych terminów dokumenty powinny być dostępne dla członków PZD przez 2 godziny.

23. Jakie dokumenty winny zostać wyłożone?

 

1. Dokumenty sprawozdawcze za 2021 rok
2. Projekt planu pracy na 2022 rok
3. Projekt preliminarza finansowego na 2022 rok
4. Dokumenty związane z planowanymi inwestycjami w ROD

 

24. Jaka ilość obecnych członków umożliwia przeprowadzenia WZ w I terminie?

W pierwszym terminie Walne Zebranie jest zdolne do podejmowania uchwał, jeżeli bierze w nim udział ponad połowa członków PZD danego ROD.

25. Jaka ilość obecnych członków umożliwia przeprowadzenie WZ w II terminie?

W drugim terminie Walne Zebranie jest zdolne do podejmowania uchwał bez względu na ilość biorących w nim udział członków PZD danego ROD.

26. Czy prezes ROD lub przewodniczący komisji rewizyjnej ROD może zostać wybrany przewodniczącym Walnego Zebrania?

Niestety nie, zgodnie z § 34 ust. 5 Statutu PZD takie osoby nie mogą być wybrane na przewodniczącego Walnego Zebrania w ROD.

27. Czy zarząd ROD może przeznaczyć na świadczenia i nagrody wyższą kwotę niż kwota należna z tytułu partycypacji?

Zarząd ROD może przeznaczyć na świadczenia i nagrody kwotę wyższą niż wysokość partycypacji pod warunkiem uzyskania zgody walnego zebrania w formie uchwały. Uchwała walnego zebrania powinna zostać podjęta przed przyjęciem preliminarza finansowego, w którym podwyższona kwota świadczeń i nagród przekraczająca wysokość partycypacji została ujęta.

28. W jaki sposób podejmowane są uchwały na Walnym Zebraniu?

Podjęcie uchwał odbywa się w głosowaniu jawnym zwykłą większością głosów.

29. Czy uchwała jest przyjęta w przypadku, gdy podczas głosowania ilość oddanych głosów za i przeciw jest równa?

W przypadku, gdy ilość oddanych głosów za i przeciw jest równa uchwała nie zostaje przyjęta.