Jak spokojnie odebrać faktury z KSeF – instrukcja dla Zarządów ROD

Nie ma się czego obawiać.
W systemie KSeF nie można niczego zepsuć ani wysłać przez pomyłkę. Ta instrukcja pokazuje wyłącznie, jak zalogować się i pobrać faktury, tak jak z elektronicznej skrzynki. Na tej stronie znajduje się prosta instrukcja dla członków Zarządu ROD. Pokazuje ona krok po kroku, jak zalogować się do systemu KSeF i pobrać otrzymane faktury w formacie PDF. Instrukcja dotyczy wyłącznie odbioru faktur wystawionych na ROD. ROD ani PZD nie prowadzą działalności gospodarczej i nie wystawiają faktur w systemie KSeF. Instrukcja jest przeznaczona dla osoby z zarządu, która ma nadane uprawnienia administratora.

 

🟢 1. Wejście do KSeF

1. Otwórz przeglądarkę internetową.

2. Wejdź na stronę:
   👉 ksef.podatki.gov.pl

3. Wybierz Aplikacja Podatnika KSeF.

---

🔐 2. Logowanie (login.gov.pl)

1. Kliknij Zaloguj.

2. Nastąpi przekierowanie do login.gov.pl.

3. Zaloguj się:

   • Profilem Zaufanym (np. przez bank),

   • e-Dowodem,

   • bankowością elektroniczną.

➡️ Po zalogowaniu system automatycznie wróci do KSeF.

---

🏷️ 3. Wybór podmiotu – NIP ROD (najważniejszy krok)

 

1. Wybierz NIP ROD 

 

⚠️ Uwaga:
Jeśli wybrany jest inny podmiot (np. osoba fizyczna), faktury nie będą widoczne.

---

📄 4. Lista faktur otrzymanych

1. Przejdź do Faktur otrzymanych / Zakupowych.

2. W razie potrzeby użyj filtrów:

   • zakres dat,

   • NIP sprzedawcy,

   • numer faktury,

   • kwota.

---

⬇️ 5. Pobranie faktury jako PDF

1. Kliknij wybraną fakturę.

2. Wybierz Pobierz / Wizualizacja PDF.

3. Zapisz plik PDF na komputerze (np. „Faktury ROD”).

📌 PDF = czytelny wydruk
Oryginałem jest e-Faktura w KSeF, ale PDF wystarcza do pracy Zarządu.

---

ℹ️ Ważne informacje

• ROD i PZD nie prowadzą działalności gospodarczej – korzystają wyłącznie z odbioru faktur.

• Faktura pojawi się w KSeF tylko wtedy, gdy sprzedawca wystawi ją w KSeF na NIP ROD.

• Logująca się osoba musi mieć uprawnienie Administratora w KSeF.

 

 

❓ Najczęstsze pytania i problemy (pomoc)

🔍 Nie widzę żadnych faktur – co zrobić?

• Sprawdź, czy wybrany jest właściwy podmiot (NIP ROD).
  Bardzo często system pokazuje „pusto”, bo wybrana jest osoba fizyczna zamiast ROD.

• Upewnij się, że sprzedawca wystawił fakturę w KSeF na NIP ROD.

---

🔐 Nie mogę się zalogować

• Sprawdź, czy logujesz się tą samą osobą, która ma nadane uprawnienia w KSeF.

• Spróbuj zalogować się przez Profil Zaufany (bank) – to najprostsza metoda.

• Jeśli logowanie się nie udaje, spróbuj ponownie później.

---

👤 Widzę KSeF, ale nie mam dostępu do faktur

• Najczęściej oznacza to brak lub niewłaściwe uprawnienia.

• Skontaktuj się z osobą, która nadaje uprawnienia w KSeF (administrator / pełnomocnik).

---

📄 Czy mogę coś przypadkowo wysłać lub usunąć?

Nie.
W tej instrukcji korzystasz wyłącznie z funkcji odbioru faktur.
Nie ma możliwości wysłania faktury ani usunięcia dokumentów.

---

🖨️ Czy trzeba drukować faktury?

• Jeśli jest potrzeba, PDF można także wydrukować.

---

🧾 Czy PDF jest ważny?

• Tak, do codziennej pracy Zarządu PDF w zupełności wystarcza.

• Oryginał faktury znajduje się zawsze w systemie KSeF.

---

🆘 Co zrobić, gdy nadal są problemy?

• Spokojnie zamknij przeglądarkę i spróbuj ponownie.

• Jeśli problem się powtarza, skontaktuj się z osobą techniczną lub księgową obsługującą ROD.